Los documentos de la Administración Pública

Derechos de Acceso

El Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, ha editado un folleto explicativo acerca del acceso a los documentos que la administración guarda en sus archivos. 

La disponibilidad de la información para el ciudadano está relacionada con la transparencia de la propia administración. Este derecho permite por Ley, acceder tanto a los archivos de carácter histórico como a los archivos administrativos.

Los archivos históricos son documentos que se conservan a largo plazo y su acceso es mediante formularios de solicitud en su mayoría.  Los archivos administrativos forman parte de expedientes finalizados de esa categoría y los que están en proceso de tramitación. Hay ciertas limitaciones de procedimiento y se accede mediante una instancia.

La Administración pública debe justificar las denegaciones de acceso y garantizar que las personas interesadas puedan acceder a los documentos en cualquier momento de la tramitación, así como facilitar las condiciones de la consulta y el lugar donde se encuentran los fondos documentales y los inventarios.

El derecho de acceso a los documentos conlleva  el derecho de reproducción para uso particular, que no puede usarse con fines lucrativos ni ser publicados, aunque la Administración puede establecer una tasa a esos fines. En los documentos que aparecen nombres, la administración puede omitirlos en las reproducciones. En el caso de que la información solicitada sea de uso restringido, si se trata de una investigación, la Adminstració de forma excepcional permite el acceso a los datos, previo informe de la Investigación, los fines y el equipo y hacer formar el compromiso de confidencialidad. La administración está obligada a disponer de sistemas de gestión documental que permitan en todo momento el acceso a los documentos.

La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental tiene competencias para elaborar informes en el caso de que un ciudadano considere que se ha vulnerado su derecho de acceso a los documentos. Está previsto incluso que el ciudadano pueda presentar un recurso administrativo en el caso de una denegación de acceso.

El acceso a los documentos están contenidas en las leyes: 26/2010, 30/1992, 10/2001 y la referida a la protección de datos  15/1999.

Para localizar los archivos, el Departamento de Cultura de la Generalitat tiene prevista una página:

http://cultura.gencat.cat/arxius/directori.asp

Para consultas sobre la localización de archivos: 

arxius.cultura@gencat.cat